Jak stworzyć dobry projekt?

Monitorowanie i prowadzenie projektów to bardzo odpowiedzialne zadanie, które powierza się najbardziej kompetentnym osobom w firmie. Zdarza się, że w organizacjach nieliczne projekty bywają doprowadzane do końca, równolegle z osiąganiem zamierzonych celów. Co jednak, kiedy napotkamy niespodziewane trudności, które okażą się realnymi przeszkodami?

Odpowiednie koordynowanie projektów polega na skrupulatnym i przemyślanym realizowaniu wyznaczonych na etapie planowania punktów. Stworzenie właściwego modelu kolejnych kroków, podejmowanie właściwych decyzji, myślenie holistyczne, myślenie wprzód mogą przynieść realny sukces. Project manager musi wybiegać myślą w przyszłość i być w stanie zareagować na każdą, nawet nieprzewidzianą sytuację. Część projektów nie udaje się, ponieważ nie jest właściwie zorganizowana już na etapie planowania – komentuje Mikołaj Dramowicz, Prezes firmy datapax.

Zasada 1 OKREŚL CELE PROJEKTU

Planowanie rozpoczynamy od odpowiedzi na pytanie, co chcemy osiągnąć i jakie oraz dla kogo będą z tego korzyści. Dobrze określone cele to te, które są zarówno osiągalne jak i mierzalne. One są często motorem do działań i sprawiają, że mimo utrudnień robimy wszystko, by posunąć się o jeszcze jeden krok w stronę sukcesu – komentuje Mikołaj Dramowicz. Podsumowanie projektu, czyli porównanie zaplanowanych celów z osiągnięciami to najprostszy miernik efektywności, na który każdy koordynator może sobie pozwolić.

Zasada 2 ROZPISZ ETAPY PROJEKTU I ZDEFINIUJ ZADANIA

To kolejne wyzwanie, jakie stoi przed osobą prowadzącą projekt. Należy określić główne etapy projektu, a potem kompleksowo wypunktować wszystkie powinności, nawet te najdrobniejsze, w ramach najbliższego etapu. Z rozpisanych zadań tworzy się wykres, ciąg przyczynowo skutkowy, który stanowi logiczną całość. Należy zwrócić uwagę na formę zapisu i klarowność, o której niektórzy manager zupełnie zapominają. W wielu organizacjach o skomplikowanej, wielopoziomowej strukturze, inne osoby odpowiedzialne są za stworzenie modelu, zaś inne za realizację projektu. Gdy zajdzie niezgodność na poziomie komunikacyjnym, czyli druga grupa nie zrozumie przekazu pierwszej, projekt może trafić na potężne bariery. Dlatego szczególnie ważne jest mówienie wspólnym językiem i rozumienie się członków zespołów – zaznacza Mikołaj Dramowicz.

Zasada 3 ZAPLANUJ DNI/TYGODNIE

Po ustaleniu zadań, należy je precyzyjnie umiejscowić w czasie. To okazuje się często najtrudniejsze, bowiem sytuacje losowe potrafią zmienić cały plan i sprawić, że określone wcześniej terminy tracą sens. Tym bardziej umowny kalendarz to fundament dobrego projektu, bez którego żaden koordynator nie powinien rozpoczynać swojej pracy. Szczególną uwagę warto zwrócić na to, czy do przygotowania terminów realizacji zadań, project manager zaprasza zespół realizujący projekt. Brak zaangażowania większej liczby osób w ten proces to częsty błąd, który odbija się na terminowości. A kto skuteczniej, niż ludzie odpowiedzialni za realizację zadań, będzie w stanie pomóc zaplanować realny harmonogram? – dodaje Mikołaj Dramowicz.

Jak przeprowadzić dobry projekt?

Dobrze zaplanowany projekt to połowa sukcesu. Druga połowa to skuteczna realizacja.

Uniwersalny szablon

Dla osób i firm, które realizują różnego rodzaju projekty pomocna będzie metoda PRINCE2. Można ją potraktować, jako swojego rodzaju szablon, dzięki któremu każdy projekt będzie prowadzony w sposób uporządkowany. Metoda PRINCE2 pozwala w prosty sposób odnaleźć się w relacji pomiędzy sponsorem projektu, osobami decyzyjnymi, project managerem oraz osobami zarządzającymi zespołami realizacji. Metoda nadaje bardzo spójną i czytelną strukturę, a jej dodatkową zaletą jest zdroworozsądkowe podejście, które zachęca do stosowania takich rozwiązań, które będą dopasowane do wielkości projektu – wyjaśnia Mikołaj Dramowicz.

Szuflada z narzędziami

Kolejną wartą wspomnienia metodą jest ta proponowana przez PMI (Project Management Institute). Metoda od lat doskonalona jest przez praktyków z całego świata i poza prowadzeniem przez kolejne etapy projektu posiada dodatkowe zalety. Nie trzeba się ograniczać do stosowania jednej metody zarządzania projektami. PMI to świetny zbiór narzędzi dostępnych w jednym miejscu. Jeśli projekt narażony jest np. na szczególne ryzyko, możemy wtedy skorzystać z najlepszych praktyk analizy i przeciwdziałania lub jeśli pracujemy ze szczególnie wymagającymi odbiorcami, metoda dostarcza nam narzędzi do utrzymywania relacji i komunikacji na najwyższym poziomie podczas nawet najbardziej skomplikowanych projektów– dodaje Mikołaj Dramowicz.

Projekty usprawniające

Wiele projektów nakierowanych jest na działania doskonalące, czy to w postaci zwiększenia produktywności, czy obniżania kosztów. Do tego typu projektów szczególnie przydatna jest metoda DMAIC. DMAIC to zbiór określonych kroków, które trzeba przejść, aby udoskonalić istniejący proces. Metoda ta opiera się na obserwacjach, procesach, pomiarach, analizie danych, więc jest wyjątkowo pomocna wszędzie tam, gdzie zależy nam na poprawie produktywności i jakości. Szczególną zaletą metody jest wbudowany mechanizm utrzymywania osiągniętych korzyści, dzięki czemu zmiany są trwałe.

Wsparcie nowoczesnych technologii

Wiele dziś się słyszy o cyfryzacji biznesu. Jak odpowiada na zero-jedynkową rzeczywistość obszar zarządzania projektami? Projekt to przede wszystkim ludzie. Dlatego kluczową kwestią jest komunikacja. Dzisiejsze narzędzia mogą nam w tym bardzo pomóc, ale i zaszkodzić. Nie raz dochodzi do sytuacji, że łatwiej załatwić sprawę wysyłając do osoby siedzącej dwa metry obok e-mail, niż porozmawiać. Przez to tracimy ze sobą kontakt i okazję do budowania relacji i zaufania. A zaufanie pomaga nam wspólnie przejść przez intensywne momenty w projekcie, nie wspominając o pozytywnej atmosferze, którą tworzą wzajemnie wspierający się ludzie. Pamiętajmy jednak o tym, że e-mail stanowi dzisiaj dla wielu kalendarz i zbiór zadań do wykonania, więc nie ma w prośbie o e-mail nic nadzwyczajnego – tłumaczy Mikołaj Dramowicz

Dobór odpowiednich narzędzi do projektu warto poprzedzić kilkoma pytaniami. Jak wiele osób jest zaangażowanych w projekt, gdzie fizycznie te osoby się znajdują, jak dobrze radzą sobie z narzędziami IT, czy Zespół składa się z osób z różnych firm, czy dysponujemy czasem na ewentualne szkolenia, czy istnieje w firmie przyjęty sposób realizacji projektów? Przy niewielkich projektach skoroszyt w excel, telefon i mail powinny w zupełności wystarczyć. Wraz ze wzrostem skomplikowania projektów przesuwamy się w stronę pracy w trybie on-line, utrzymywania plików w chmurze, automatycznego zbierania informacji o kosztach i postępach projektu od wielu podzespołów oraz komunikacji pisanej w grupowych chat’ach oraz regularnych spotkaniach projektowych w formie telekonferencji. Warto korzystać z mocy obliczeniowej, którą codziennie nosimy w kieszeni w postaci smartfona i intuicyjnych narzędzi, które mogą nas wspierać. Dzięki temu szybko i skutecznie możemy reagować na zdarzenia i zwiększamy szanse na sukces projektu. Pamiętajmy jednak, żeby znaleźć czas dla siebie i bliskich i nie uzależniać się od niekończącego się strumienia informacji, który mamy dosłownie na wyciągnięcie ręki – dodaje Mikołaj Dramowicz z datapax.